社会人になって最初につまずきやすいのがメールの書き方。「丁寧にしたつもりが回りくどい」「カジュアルにしたら失礼だった」。型を一度押さえれば、迷いが減ります。
件名は中身が一目で分かるように
受信箱に並んだとき、件名だけで内容と緊急度が伝わるのが理想です。
- 「お世話になっております」だけの件名はNG(何の用か分からない)
- 「【ご確認】◯◯の納期について(△△社)」のように要件+社名
- 返信を重ねたら、内容が変わった時点で件名も変える
本文の基本構成
順番が決まっていると、書く側も読む側も楽です。
- 宛名(会社名・部署・役職・氏名+様)
- 挨拶(お世話になっております+自分の名乗り)
- 用件の要旨(結論を先に)
- 詳細
- 結びの挨拶
- 署名
結論を先に書くのが最大のコツ。長い前置きの末に用件が出てくるメールは、読む側を疲れさせます。
やりがちな失礼
- 「了解しました」は目上に対してはやや軽い。「承知しました」が無難
- 「取り急ぎ」は便利だが、多用すると雑な印象
- 感嘆符(!)の多用は砕けすぎる
- 全文がひとつの段落だと読みにくい。2〜3文で改行を
返信のスピードとマナー
- 即答できなくても「確認して改めます」と一報入れる
- 24時間以内の反応が一つの目安
- 引用返信は、相手の文を残すと文脈が分かりやすい
型は崩すためにある
毎回フルセットの挨拶を繰り返すと、かえって距離を感じさせることも。何度もやり取りしている相手なら、2通目以降は挨拶を簡略にして本題に入る方が自然です。型を知っているからこそ、適切に崩せる。マニュアル通りが正解とは限らない、という感覚を持てると一人前です。
