以前の私は、朝デスクに着いてメールを開き、気づけば昼。肝心の仕事は何も進んでいない、という日がよくありました。メールは仕事そのものではなく、ただの連絡手段なのに時間を奪われていたわけです。やり方を変えたら、処理時間がだいたい半分になりました。

1. 開く時間を決める

一番効いたのがこれです。メールは届くたびに見るのではなく、確認する時間を決めます。私は「始業後・昼食後・退社前」の3回。常に通知を気にしていると、そのたびに集中が途切れて、戻すのに時間がかかります。

通知をオフにするだけで、体感の忙しさが減りました。

2. 1通を2回読まない

開いたメールは、その場で処理を決めます。判断の基準はシンプルです。

  • 2分で返せる→すぐ返信
  • 時間がかかる→タスク化して受信トレイから出す
  • 自分に不要→アーカイブか削除

「あとで読もう」と置いておくと、同じメールを何度も読み返すことになり、それが一番の無駄でした。

3. 定型文を用意する

日程調整や受領連絡など、毎回似たことを書くメールは定型文にします。Gmailなら返信テンプレート機能があります。文面をゼロから考える時間がなくなり、1通あたり数分の短縮です。

効果

この3つで、午前中のメール時間が体感で半減しました。空いた時間を頭を使う仕事に回せるようになったのが一番の収穫です。最初は通知オフが不安でしたが、本当に急ぎなら電話が来ると割り切ったら楽になりました。