会議が長引くのは参加者のせいではなく、始まる前の準備と進行の設計が抜けているからです。招集前に埋める三行、進行役の権限、その場で書く記録という三点から立て直します。
予定表が会議で埋まり、自分の作業は夕方から始まる。終わったあとに「結局、何が決まったんだっけ」と思い出せない。多くの職場で繰り返されている光景です。
会議が長引く原因を参加者の姿勢に求めても、状況は変わりません。多くの場合、問題は会議が始まる前にあります。何を決める場なのかが共有されていないまま人が集まると、議論は自然と発散します。
前提として、会議には目的の異なる複数の型があります。決める会議、共有する会議、考えを出し合う会議。この三つを混ぜたまま進めると、必ず時間が伸びます。
冒頭で「今日は決める会議です」と言うだけで、場の空気は変わります。参加者が何を期待されているか分かるためです。
種類を混ぜたいときは、前半と後半で区切り、切り替えを口頭で宣言します。
案内に次の三点がないまま送られた会議は、長引きやすいものです。
特に終了時刻を先に書くことには効果があります。人は、終わりが見えていると話をまとめようとするためです。資料は当日配るのではなく、事前に読める状態で共有しましょう。
進行役が単なる司会になっていると、議論は流れに任せられてしまいます。あらかじめ次の二つを持たせておきます。
これは参加者の発言を軽んじることではありません。むしろ、脱線した話を別の場で扱うと約束するほうが、その話題は丁寧に扱われます。
終わってから議事録を作ると、記憶の食い違いが後日表面化します。会議中に書き、全員が見える形にしておくと、その場で修正できます。
三つ目が埋まらないまま終わる会議は、次回も同じ議題を繰り返します。終了の数分前に、この欄を読み上げて確認しましょう。
短くする工夫の先に、開かないという選択があります。
会議を減らした分、参加者の集中できる時間が増えます。
Q. 上司が話し始めると止められません
進行役の権限を、会議の冒頭で全員に向けて宣言しておく方法があります。個人を止めるのではなく、あらかじめ決めたルールを運用する形にすると角が立ちにくくなります。
Q. オンライン会議で発言が偏ります
指名の順番を決めておく、文字で意見を書き込む時間を設けるなど、発言の入り口を複数用意すると偏りが減ります。
Q. 記録を取る人がいません
持ち回りにするのが現実的です。書くことで議論を追う必要が生まれるため、参加の質も上がります。
あとから自分の書き込みを消すには、ここに入れた文字が必要です。入れないと消せません。この端末には記憶します（他の人には見えません）。
