資料作成が長引くのは手が遅いからではなく、決めずに作り始めるから。紙の上で構成を終わらせる手順、固定すべき体裁と毎回変える中身の線引き、浮いた時間の使い直し方までまとめました。
提案資料を作り始めて、気づけば夕方。スライドの色を迷い、図形の位置を直し、中身は最初に書いた3行から進んでいない。資料作成が長引く原因は、手が遅いことではなく、決めごとがないまま作り始めることにあります。
決める順番を固定すると、同じ品質の資料が短時間で組み上がります。ここでは、構成を決めてから作る段取りと、見た目に時間を取られないための仕込みを紹介します。
同じ1時間でも、使われ方はまったく違います。心当たりを数えてみてください。
多くの場合、作業が遅いのではなく、やり直しが多いだけです。やり直しを減らす一手は、作る前に決め切ることに尽きます。
最初の10分を紙かメモ帳に使うと、後半が一気に速くなります。
この段階で違和感があれば、紙の上で直します。スライドにしてから直すのは、同じ修正でも何倍も時間がかかります。
テンプレ化の失敗は、固定しすぎと固定しなさすぎの両方で起きます。
見た目を固定するほど、中身に使える時間が増えます。毎回ゼロから考える部分を主張だけに寄せるのが狙いです。
細かい調整は、本文が確定したあとにまとめて一度だけ行います。工程を混ぜないことが、見た目の品質を落とさずに速くする近道です。
速く作れたぶんをそのまま削ってしまうと、資料は薄くなります。節約した時間は、次の3点に戻してください。
見た目の整った資料より、質問に答えられる資料のほうが通りやすい
時短の目的は、作業を減らすことではなく、通る確率を上げることにあります。
一人の工夫は、仕組みにしないと続きません。ひな形の置き場所を一か所に決め、使う色やフォントの決めごとを短い一枚にまとめて共有します。新しく入った人がそれを見るだけで同じ品質になるなら、資料作成の時間はチーム全体で縮みます。
Q. テンプレートを使うと、資料が似通って手抜きに見えませんか
見た目が揃っていることは、ふつう好印象に働きます。手抜きに見えるのは、主張や根拠が相手に合っていないときです。固定するのは体裁だけにし、中身は相手ごとに作り直してください。
Q. ページ数は少ないほどよいのでしょうか
目的によります。判断を求める資料は、結論と根拠が伝わる最小限のほうが決まりやすいです。一方で、手順の説明や引き継ぎ資料は、省きすぎると問い合わせが増えます。読み手が次に何をするかで決めてください。
Q. 構成を考える時間がもったいなく感じます
作り直しの時間と比べてみてください。紙の上での10分が、スライドでの修正1時間に相当することもあります。どうしても惜しいなら、見出しだけを箇条書きで並べる簡略版から始めれば十分です。
あとから自分の書き込みを消すには、ここに入れた文字が必要です。入れないと消せません。この端末には記憶します（他の人には見えません）。
