資料は良いのに決まらないプレゼンは、話す順番で損をしています。結論・理由・依頼の3行を先に固め、冒頭は相手の損得から、本編は主張1つに根拠1枚。持ち時間が短いときの削り方まで、構成の型を具体的に整理しました。
資料は作り込んだのに、話し始めて1分で相手の視線が手元の端末に落ちる。質疑では「要するに何がしたいのか」と聞き返される。プレゼンがうまくいかない原因は、話し方の技術よりも先に、話す順番にあることが多いとされています。
人はまず「これは自分に関係があるか」を判断し、そのあとで内容の妥当性を検討します。にもかかわらず多くの資料は、背景説明から始まり、肝心の提案が終盤に置かれています。順番を入れ替えるだけで、同じ中身が通りやすくなります。
構成を考える前に、紙1枚に3行だけ書き出します。何を決めてほしいのか、なぜそれが必要なのか、相手に何をしてもらいたいのか。この3行が書けないうちは、スライドを触らないほうが結果的に早く仕上がります。
開始直後は、沿革や検討の経緯ではなく、聞き手の側に起きていることから話します。相手が感じている不便や、放置した場合に増える手間を先に言葉にすると、以降の説明が自分の話として聞かれます。
本編の役割は、冒頭で示した結論を支えることです。1枚のスライドに複数の主張を載せると、聞き手はどこを見ればよいか分からなくなります。1枚につき言いたいことは1つ、その下に根拠を置く形にそろえます。
決裁者が迷うのは、選択肢が足りないときか、多すぎるときです。案は2つか3つに整え、同じ観点で並べます。費用や期間に触れる場合は、確定している値と見積りを言い分けておくと信頼を損ねません。
時間が半分になったら、本編の根拠から削ります。冒頭と締めは残します。聞き手は細部を忘れても、何を頼まれたかは覚えているものです。資料の枚数を減らす代わりに、口頭で補う前提にしておくと破綻しにくくなります。
削る順番を先に決めておくと、当日の時間調整で慌てません。
Q. 原稿は丸暗記したほうがよいですか
冒頭の一文と締めの依頼だけ言い回しを固め、残りは話す順番を覚える程度が扱いやすいとされています。丸暗記は、質問で流れが崩れたときに戻りづらくなります。
Q. 緊張で早口になってしまいます
書いた内容を実際に声に出し、想定より長めの時間を見込んでおくと落ち着きます。間を置く箇所を資料の余白に印として書き込む方法もよく使われます。
Q. 質疑で答えられない質問が来たらどうすべきですか
分かる範囲と分からない範囲を区切って答え、確認して後日回答すると伝えるのが無難です。推測を断定で答えると、提案全体の信頼が下がります。
Q. スライドは何枚が適切ですか
枚数より、1枚あたりの滞在時間で考えます。説明に時間のかかる枚が続くと、聞き手の集中は切れやすくなります。
あとから自分の書き込みを消すには、ここに入れた文字が必要です。入れないと消せません。この端末には記憶します（他の人には見えません）。
